A segurança e a acuracidade da informação no ERP das pequenas empresas
Neste artigo, vamos explorar o Bloco K, uma importante obrigação fiscal para empresas industriais e atacadistas, e como ele impacta o controle de produção e estoque.
O Desafio da Informação Confiável
As pequenas empresas no Brasil enfrentam um desafio significativo: a falta de informações confiáveis para tomada de decisões. Este problema pode ser atribuído a dois fatores principais:
- Software de gestão inadequado: Muitas vezes, o ERP não atende às demandas específicas do setor da empresa.
- Implementação ou gestão deficiente: Mesmo com um bom software, a má implementação ou processos mal definidos podem comprometer a qualidade das informações.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo SEBRAE em 2022, 63% das pequenas empresas brasileiras relatam dificuldades em obter informações confiáveis de seus sistemas de gestão. Este dado alarmante ressalta a urgência de abordar esta questão.
Fundamentos para Informações de Qualidade
Para que um ERP gere informações de qualidade, é essencial atender a alguns requisitos fundamentais:
- Processos bem ajustados: Os procedimentos devem estar desenhados e alinhados à realidade do negócio.
- Disciplina na execução: Os processos definidos precisam ser seguidos rigorosamente.
- Tecnologia adequada: O sistema deve garantir acesso pleno, mobilidade, rapidez e confiabilidade.
Imagine uma pequena fábrica de móveis. Se o processo de registro de entrada de matéria-prima não for consistente, ou se os funcionários não seguirem o procedimento corretamente, as informações sobre o estoque de madeira, por exemplo, serão imprecisas. Isso pode levar a decisões equivocadas sobre compras ou produção.
A Vantagem dos Sistemas em Nuvem
Os sistemas ERP em nuvem, como os oferecidos pela Methos, apresentam vantagens significativas em termos de segurança e confiabilidade:
- Maior redundância em casos de panes
- Facilidade de backup e restauração
- Proteção contra fatores externos (incêndios, alagamentos, roubos)
- Acesso remoto e mobilidade
Para aproveitar plenamente estas vantagens, a empresa deve contar com uma boa estrutura de internet, preferencialmente com redundância. Um estudo da Gartner prevê que até 2025, mais de 80% das pequenas empresas terão migrado para soluções de ERP em nuvem, buscando maior segurança e eficiência.
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Controle de Acesso: Uma Camada Crucial de Segurança
Um aspecto frequentemente negligenciado pelos gestores é o controle de acesso ao sistema ERP. É fundamental definir níveis de permissão para os diversos módulos e funções do sistema. Isso envolve:
- Determinar quem deve ter acesso a cada parte do sistema
- Definir que tipo de acesso cada usuário pode ter (visualização, edição, exclusão)
- Implementar um sistema de autenticação robusto
Por exemplo, em uma pequena indústria, o acesso à tela de ajuste de estoque deve ser restrito apenas aos funcionários autorizados, evitando entradas ou saídas de produtos sem justificativa adequada.
Rastreabilidade e Auditoria
Sistemas ERP avançados oferecem ferramentas de rastreabilidade, como logs de atividades dos usuários. Estas funcionalidades permitem:
- Monitorar erros e possíveis fraudes
- Realizar auditorias internas
- Identificar gargalos nos processos
Embora estas ferramentas sejam reativas, elas complementam o trabalho preventivo do controle de permissões, contribuindo para uma base de dados mais confiável e acurada.
Validação de Informações: O Papel Crucial da Contabilidade
A validação das informações geradas pelo ERP é um processo crítico que muitas vezes é negligenciado nas pequenas empresas. O módulo contábil desempenha um papel fundamental nesse processo, permitindo a consistência dos dados provenientes de diversos módulos.
No entanto, muitas pequenas empresas terceirizam seus sistemas contábeis, o que pode dificultar esta validação. Nestes casos, é essencial estabelecer pontos de controle alternativos, como a emissão periódica de relatórios para verificar a consistência das informações.
Pontos de Controle Essenciais
Alguns relatórios cruciais que devem ser monitorados constantemente incluem:
- Faturamento
- Fluxo de Caixa
- Carteira de Pedidos de Compra e Venda
- Inventário de Estoques
- Recebimentos
- Títulos em Aberto do Contas a Receber e a Pagar
- Ordens de Produção em Andamento
- Carteira de Cobrança
- Extratos de Conta Corrente
- Diários de Clientes e Fornecedores
- Custos dos Produtos Vendidos
Cada um destes relatórios oferece insights valiosos sobre diferentes aspectos do negócio. Por exemplo, o relatório de Fluxo de Caixa permite prever possíveis problemas de liquidez, enquanto o Inventário de Estoques ajuda a evitar excessos ou faltas de produtos.
Cultura de Acuracidade: Um Processo Contínuo
À medida que erros são identificados e corrigidos, a empresa começa a desenvolver uma cultura de acuracidade. Este processo envolve:
- Identificação de erros
- Análise da origem dos problemas
- Implementação de correções
- Ajuste contínuo dos processos
Com o tempo, este ciclo de melhoria contínua resulta em:
- Processos mais ajustados
- Informações mais confiáveis
- Melhor suporte para tomada de decisões
- Geração precisa de informações fiscais e legais
De acordo com um estudo da McKinsey, empresas que implementam uma cultura de acuracidade em seus sistemas ERP experimentam um aumento médio de 15% em sua produtividade operacional.
O Papel da Tecnologia na Acuracidade
A tecnologia desempenha um papel crucial na manutenção da acuracidade das informações. Sistemas ERP modernos, como os oferecidos pela Methos, incluem recursos avançados que contribuem para a precisão dos dados:
- Validações automáticas de entrada de dados
- Alertas de inconsistências
- Dashboards em tempo real para monitoramento de KPIs
- Integração com dispositivos IoT para coleta automática de dados
Estes recursos tecnológicos, quando combinados com processos bem definidos e uma cultura de acuracidade, formam a base para um sistema de informações confiável e seguro.
Conclusão
A segurança e a acuracidade da informação no ERP são fundamentais para o sucesso das pequenas empresas no cenário competitivo atual. Embora existam desafios, a combinação de processos bem definidos, tecnologia adequada e uma cultura de precisão pode transformar o ERP em uma poderosa ferramenta de gestão e tomada de decisão.
À medida que as pequenas empresas investem em sistemas ERP robustos e implementam práticas de segurança e acuracidade, elas se tornam mais ágeis, eficientes e competitivas. Este investimento não é apenas em tecnologia, mas no futuro do negócio.
Methos
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