As ferramentas de gestão de compras e suprimentos

Neste artigo, vamos explorar as ferramentas essenciais para a gestão eficiente de compras e suprimentos em indústrias de transformação de pequeno porte. A otimização desses processos é crucial para a competitividade e sustentabilidade das empresas no cenário atual.

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Importância do Planejamento

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A competitividade dos mercados atuais exige uma constante redução de custos e melhoria de produtividade. Empresas que não planejam e controlam suas compras enfrentam sérios problemas, pois grande parte do custo de uma indústria advém da matéria-prima. Segundo um estudo da Associação Brasileira da Indústria de Máquinas e Equipamentos (ABIMAQ), as matérias-primas podem representar até 60% dos custos totais de produção em algumas indústrias.

Nas pequenas indústrias, é comum encontrarmos o processo de compra de matéria-prima concentrado nas mãos de um diretor. Este executa a tarefa com grande sabedoria, baseando-se em sua experiência de mercado e conhecimento das variáveis que o norteiam. No entanto, à medida que a empresa cresce e o número de itens de matéria-prima aumenta, torna-se humanamente impossível que o diretor consiga, sozinho, desempenhar essa atividade sem prejuízo a outras igualmente importantes que também necessitam de sua atenção.

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Descentralização e Controle

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Como equilibrar a necessidade de descentralização com a manutenção do controle? Essa é uma pergunta que muitos gestores se fazem ao enfrentar o crescimento de suas operações.

Quando as empresas crescem e precisam descentralizar para proporcionar maior agilidade nos processos, muitas vezes cometem o erro de iniciar um processo de delegação da atividade de compras de maneira informal. Isso ocorre sem a implementação de instrumentos de controle que permitam que a direção acompanhe um processo tão vital para a organização e sustentabilidade da empresa.

A solução para esse dilema está na adoção de funcionalidades adequadas de gestão. Os Sistemas de Gestão Empresarial, conhecidos como software ERP, geralmente possuem boas ferramentas de controle nesta área. No entanto, alguns pecam pela falta de mecanismos de planejamento, como o MRP (Material Requirements Planning), que possibilita a otimização dos estoques para atender de forma equilibrada a demanda, evitando faltas e excessos.

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Fluxo de Compras Eficiente

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Um processo de compra eficiente em uma indústria poderia ser resumido da seguinte forma:

1. Planejamento de Suprimentos e Compras
2. Avaliação e Qualificação de Fornecedores
3. Negociação
4. Recebimento
5. Controle e Monitoramento

Vamos explorar cada uma dessas etapas em detalhes:

Planejamento Estratégico

Todo planejamento de suprimentos e compras precisa ser alimentado pelas informações de venda e de produção. Ferramentas avançadas de planejamento, ou mesmo mais simplificadas como o Kanban, permitem que a área de compras realize as aquisições dos itens certos, nas datas certas e nas quantidades corretas.

De posse da informação de demanda de compra, a área precisa realizar seu fluxo de forma adequada para proporcionar a maior qualidade e rentabilidade possível das compras. Para tanto, deverá avaliar, possivelmente através de uma Curva ABC de valor, quais itens são "A" e precisam de um acompanhamento mais próximo em função de seu valor para a companhia. Os itens "B" e "C" poderão ter um processo mais simplificado, mas não menos importante, pois a falta de um destes pode inviabilizar a finalização de um lote de produção crucial.

Avaliação de Fornecedores

A avaliação e qualificação de fornecedores é uma etapa crítica que envolve:

• Análise de estatísticas passadas
• Pesquisa de mercado
• Solicitação e análise de amostras
• Realização de testes

Esta etapa é fundamental para garantir a qualidade dos insumos e a confiabilidade do fornecimento. Um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV) indica que empresas que implementam processos estruturados de avaliação de fornecedores podem reduzir em até 15% os custos relacionados a problemas de qualidade e atrasos de entrega.

Processo de Negociação

O processo de negociação é uma arte que requer habilidade e conhecimento. Os principais pontos a serem considerados são:

1. Preço
2. Prazo de Entrega
3. Prazo de Pagamento
4. Quantidade
5. Logística de Entrega
6. Garantia de Fornecimento
7. Garantia de Qualidade

Você já se perguntou como uma negociação bem-sucedida pode impactar o resultado final da sua empresa? A resposta é surpreendente: uma redução de apenas 5% nos custos de compras pode resultar em um aumento de até 30% na lucratividade, dependendo do setor e da estrutura de custos da empresa.

Recebimento e Controle

O processo de recebimento é crucial para garantir que o que foi negociado seja efetivamente entregue. Este processo inclui:

• Avaliação automática de desempenho de fornecedores
• Avaliação de divergências
• Controle de Qualidade Total ou por Amostragem
• Gestão de devoluções e ressarcimentos

Um sistema eficiente de recebimento e controle pode ser comparado a um guardião vigilante, protegendo a empresa contra prejuízos decorrentes de falhas de fornecimento ou qualidade inadequada dos insumos.

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Desafios Específicos

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As compras de produtos indexados em moeda estrangeira podem exigir um acompanhamento diferenciado através de índices e, normalmente, precisam de aprovações com alçada mais elevada. O mesmo se aplica à compra de insumos em grande volume em mercados de commodities.

Nesses casos, a utilização de ferramentas de análise de mercado e previsão de preços pode ser crucial. Imagine um capitão navegando em águas turbulentas: sem os instrumentos adequados, ele estaria à mercê das ondas. Da mesma forma, sem as ferramentas certas, os compradores ficam vulneráveis às flutuações do mercado.

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Transparência: A Chave do Sucesso

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A palavra-chave para uma área de compras eficiente é "transparência". Quanto maior o nível de controles que o departamento possuir para comprovar a opção de um fornecedor em detrimento de outro, mais tranquila fica a direção sobre os critérios adotados.

É importante ressaltar que nem sempre o melhor preço é o melhor negócio. No entanto, quando se opta por um preço mais alto, é fundamental que essa escolha esteja bem fundamentada. Da mesma forma, o fornecedor e seus produtos devem ser adequadamente avaliados para possibilitar ganhos de qualidade, produtividade e eficácia financeira para a empresa.

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Conclusão

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As ferramentas de gestão de compras e suprimentos são essenciais para a competitividade das empresas modernas. Ao implementar processos estruturados e utilizar tecnologias adequadas, as indústrias de transformação podem otimizar seus custos, melhorar a qualidade de seus produtos e aumentar sua eficiência operacional.

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Methos

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