A segurança e a acuracidade da informação no ERP das pequenas empresas

Neste artigo, vamos explorar o Bloco K, uma importante obrigação fiscal para empresas industriais e atacadistas, e como ele impacta o controle de produção e estoque.

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O Desafio da Informação Confiável

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As pequenas empresas no Brasil enfrentam um desafio significativo: a falta de informações confiáveis para tomada de decisões. Este problema pode ser atribuído a dois fatores principais:

1. Software de gestão inadequado: Muitas vezes, o ERP não atende às demandas específicas do setor da empresa.
2. Implementação ou gestão deficiente: Mesmo com um bom software, a má implementação ou processos mal definidos podem comprometer a qualidade das informações.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo SEBRAE em 2022, 63% das pequenas empresas brasileiras relatam dificuldades em obter informações confiáveis de seus sistemas de gestão. Este dado alarmante ressalta a urgência de abordar esta questão.

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Fundamentos para Informações de Qualidade

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Para que um ERP gere informações de qualidade, é essencial atender a alguns requisitos fundamentais:

1. Processos bem ajustados: Os procedimentos devem estar desenhados e alinhados à realidade do negócio.
2. Disciplina na execução: Os processos definidos precisam ser seguidos rigorosamente.
3. Tecnologia adequada: O sistema deve garantir acesso pleno, mobilidade, rapidez e confiabilidade.

Imagine uma pequena fábrica de móveis. Se o processo de registro de entrada de matéria-prima não for consistente, ou se os funcionários não seguirem o procedimento corretamente, as informações sobre o estoque de madeira, por exemplo, serão imprecisas. Isso pode levar a decisões equivocadas sobre compras ou produção.

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A Vantagem dos Sistemas em Nuvem

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Os sistemas ERP em nuvem, como os oferecidos pela Methos, apresentam vantagens significativas em termos de segurança e confiabilidade:

1. Maior redundância em casos de panes
2. Facilidade de backup e restauração
3. Proteção contra fatores externos (incêndios, alagamentos, roubos)
4. Acesso remoto e mobilidade

Para aproveitar plenamente estas vantagens, a empresa deve contar com uma boa estrutura de internet, preferencialmente com redundância. Um estudo da Gartner prevê que até 2025, mais de 80% das pequenas empresas terão migrado para soluções de ERP em nuvem, buscando maior segurança e eficiência.

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Controle de Acesso: Uma Camada Crucial de Segurança

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Um aspecto frequentemente negligenciado pelos gestores é o controle de acesso ao sistema ERP. É fundamental definir níveis de permissão para os diversos módulos e funções do sistema. Isso envolve:

1. Determinar quem deve ter acesso a cada parte do sistema
2. Definir que tipo de acesso cada usuário pode ter (visualização, edição, exclusão)
3. Implementar um sistema de autenticação robusto

Por exemplo, em uma pequena indústria, o acesso à tela de ajuste de estoque deve ser restrito apenas aos funcionários autorizados, evitando entradas ou saídas de produtos sem justificativa adequada.

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Rastreabilidade e Auditoria

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Sistemas ERP avançados oferecem ferramentas de rastreabilidade, como logs de atividades dos usuários. Estas ferramentas permitem:

1. Monitorar erros e possíveis fraudes
2. Realizar auditorias internas
3. Identificar gargalos nos processos

Embora estas ferramentas sejam reativas, elas complementam o trabalho preventivo do controle de permissões, contribuindo para uma base de dados mais confiável e acurada.

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Validação de Informações: O Papel Crucial da Contabilidade

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A validação das informações geradas pelo ERP é um processo crítico que muitas vezes é negligenciado nas pequenas empresas. O módulo contábil desempenha um papel fundamental nesse processo, permitindo a consistência dos dados provenientes de diversos módulos.

No entanto, muitas pequenas empresas terceirizam seus sistemas contábeis, o que pode dificultar esta validação. Nestes casos, é essencial estabelecer pontos de controle alternativos, como a emissão periódica de relatórios para verificar a consistência das informações.

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Pontos de Controle Essenciais

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Alguns relatórios cruciais que devem ser monitorados constantemente incluem:

1. Faturamento
2. Fluxo de Caixa
3. Carteira de Pedidos de Compra e Venda
4. Inventário de Estoques
5. Recebimentos
6. Títulos em Aberto do Contas a Receber e a Pagar
7. Ordens de Produção em Andamento
8. Carteira de Cobrança
9. Extratos de Conta Corrente
10. Diários de Clientes e Fornecedores
11. Custos dos Produtos Vendidos

Cada um destes relatórios oferece insights valiosos sobre diferentes aspectos do negócio. Por exemplo, o relatório de Fluxo de Caixa permite prever possíveis problemas de liquidez, enquanto o Inventário de Estoques ajuda a evitar excessos ou faltas de produtos.

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Cultura de Acuracidade: Um Processo Contínuo

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À medida que erros são identificados e corrigidos, a empresa começa a desenvolver uma cultura de acuracidade. Este processo envolve:

1. Identificação de erros
2. Análise da origem dos problemas
3. Implementação de correções
4. Ajuste contínuo dos processos

Com o tempo, este ciclo de melhoria contínua resulta em:

• Processos mais ajustados
• Informações mais confiáveis
• Melhor suporte para tomada de decisões
• Geração precisa de informações fiscais e legais

De acordo com um estudo da McKinsey, empresas que implementam uma cultura de acuracidade em seus sistemas ERP experimentam um aumento médio de 15% em sua produtividade operacional.

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O Papel da Tecnologia na Acuracidade

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A tecnologia desempenha um papel crucial na manutenção da acuracidade das informações. Sistemas ERP modernos, como os oferecidos pela Methos, incluem recursos avançados que contribuem para a precisão dos dados:

1. Validações automáticas de entrada de dados
2. Alertas de inconsistências
3. Dashboards em tempo real para monitoramento de KPIs
4. Integração com dispositivos IoT para coleta automática de dados

Estes recursos tecnológicos, quando combinados com processos bem definidos e uma cultura de acuracidade, formam a base para um sistema de informações confiável e seguro.

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Conclusão

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A segurança e a acuracidade da informação no ERP são fundamentais para o sucesso das pequenas empresas no cenário competitivo atual. Embora existam desafios, a combinação de processos bem definidos, tecnologia adequada e uma cultura de precisão pode transformar o ERP em uma poderosa ferramenta de gestão e tomada de decisão.

À medida que as pequenas empresas investem em sistemas ERP robustos e implementam práticas de segurança e acuracidade, elas se tornam mais ágeis, eficientes e competitivas. Este investimento não é apenas em tecnologia, mas no futuro do negócio.

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Methos

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